Aquí le mostraremos cómo enviar un Fax Seguro tanto a través de la plataforma como por correo electrónico.
Para obtener información sobre cómo recibir faxes por SecureFax® y sus notificaciones, haga clic aquí.
¿Qué es Fax Seguro?
Nuestro Fax Seguro puede ser útil tanto para enviar como para recibir. En cualquiera de los dos casos, el usuario puede garantizar la seguridad y la prueba de entrega.
¿Por qué elegir Fax Seguro?
Hay varias razones por las que se puede utilizar Fax Seguro. Una de ellas es proteger la información y hacerla disponible sólo para los destinatarios previstos. Fax Seguro te permite enviar información de forma segura y hacer un seguimiento de la recepción de registros financieros, de recursos humanos, legales y médicos.
Fax Seguro fue creado para mantener los datos importantes a salvo de los ciberdelincuentes, fisgones y otras amenazas del mundo digital moderno. Fax Seguro fue diseñado por expertos en seguridad y utiliza la mejor encriptación de su clase.
Otra razón para utilizar Fax Seguro es la prueba de entrega y la garantía de que un documento ha llegado a un destino específico. Los administradores de correo electrónico a veces pueden desactivar los comprobantes de entrega para evitar el spam (como es el caso de clientes de correo electrónico específicos, como Outlook), por lo que es imposible tener una prueba de que el documento llegó al destino o ha sido visto por el destinatario en la pantalla de su ordenador.
Un ejemplo común en el que los usuarios pueden beneficiarse del uso de Fax Seguro es para el envío de facturas para asegurarse de que han sido recibidas por sus clientes, lo que puede ayudar a reducir el periodo de cobro.
Cuando se envía un documento con este método, el sistema asegura que el mensaje fue entregado al destino a través de un canal seguro (el servidor de correo electrónico TLS debe estar habilitado) y que se envió un mensaje con un hipervínculo. A continuación, el destinatario tiene que abrir el hipervínculo y autenticarse para ver el documento. Si el cliente no está registrado en la plataforma, tendrá que validar el acceso por primera vez mediante un procedimiento de autenticación de dos factores (se enviará un código SMS a su teléfono móvil). Cuando el mensaje se visualiza en la pantalla del destinatario, se envía una notificación al remitente con la información de que el mensaje ha sido abierto y visualizado.
Fax Seguro es un método utilizado para enviar documentos y certificar lo siguiente
- El mensaje sólo puede ser transmitido a través de una conexión TLS.
- Si el documento fue abierto o no.
- Garantizar que el documento llegó a su destino y fue abierto incluso si el destinatario no tenía el cliente necesario para ver el tipo/formato del documento.
- Que no se haya interceptado o husmeado el mensaje.
Incluso si el cliente del remitente no tiene MS Excel, el remitente puede enviar una hoja de cálculo de facturas y obtener una confirmación de que el fax fue visto en la pantalla de destino. Los documentos Fax Seguro se dirigen a una dirección de correo electrónico frente a una línea de fax y el servidor de Fax Seguro sólo aceptará trabajos procedentes de dominios que hayan habilitado la transmisión segura TLS para mantener los estándares de seguridad. Un Fax Seguro puede enviarse a cualquier dirección de correo electrónico de destino.
Fax Seguro también permite recuperar un documento enviado por error. En este caso, el sistema borrará el documento enviado siempre y cuando no haya sido visto por el destinatario.
Para enviar a través de la plataforma
Una vez iniciada la sesión y en la pantalla de inicio, elige el icono/pestaña "Nuevo fax".
A continuación, elija Fax seguro entre las opciones de "Tipo de fax" e introduzca la dirección/destinatario o cree un nuevo destinatario haciendo clic en el símbolo "+". Cuando elijas el tipo de fax a enviar, ten en cuenta que para Certifax hay que especificar un número de fax, mientras que para Fax Seguro y Fax PCI hay que especificar una dirección de correo electrónico.
A continuación, elija si quiere que el documento tenga una portada o no, introduzca el texto de la portada y adjunte los archivos que desea enviar.
Envío por correo electrónico
Para enviar un Fax Seguro por correo electrónico, introduzca el correo electrónico del destinatario en el siguiente formato:
En el campo "Para:", ponga la dirección de correo electrónico de destino pero sustituya la "@" por un símbolo "+" seguido de "@securefax.ecomfax.com" (para enviar sin portada) o "@securefaxp.ecomfax.com" (para enviar con portada). Por ejemplo:
Carmen.suarez+hotmail.com@securefax.ecomfax.com (sin portada)
Carmen.suarez+hotmail.com@securefaxp.ecomfax.com (con portada)
Comience el ASUNTO con el código PIN y luego escriba el asunto. El asunto se incluirá en las notas de la portada. No deje un espacio en blanco entre el PIN y la primera palabra del asunto.
(Tenga en cuenta que el código PIN no es necesario en caso de validación DKIM o si está suscrito al plan Enterprise).
Si se envía un Fax Seguro sin archivos adjuntos ni portada, el usuario recibirá un mensaje de error.