En este artículo explicaremos cómo los destinatarios reciben un SecureFax® y también las notificaciones. Para obtener información sobre cómo enviar un SecureFax®, haga clic aquí.
Recepción de un Fax Seguro
Una vez enviado un Fax Seguro, el destinatario recibirá un mensaje por correo electrónico con "Fax Seguro" en el campo de asunto y una indicación de quién es. Este correo electrónico tendrá un enlace al que el destinatario tendrá que acceder y, al hacer clic, aparecerá una nueva ventana dentro de la plataforma eComFax®.
Cuando se envía un Fax Seguro a una persona que nunca ha utilizado el servicio eComFax®, este destinatario debe registrarse en la aplicación como usuario externo. Estos usuarios podrán entonces acceder a la aplicación eComFax® con una funcionalidad muy limitada para ver el contenido del fax recibido.
Al acceder a la plataforma por primera vez, la aplicación pedirá al destinatario una contraseña (que deberá introducir dos veces) y un número de teléfono móvil. Tras unos segundos, se recibirá un SMS en el número de móvil facilitado con un código de activación que deberá introducirse en la ventana de inicio de sesión para poder acceder a la aplicación.
Una vez iniciada la sesión con éxito, el/los usuario/s (externo/s) (destinatario/s) verá/n inmediatamente el documento y su contenido. Si cierran la ventana del documento, verán la interfaz de eComFax® (como nuevo usuario) en la que podrán ver todos los mensajes recibidos en la "Lista de mensajes", junto con toda la información del historial de acceso (como la fecha de recepción/expiración, quién ha accedido al documento y otra información).
Además, el documento recibido también puede descargarse (de nuevo, la trazabilidad total está implícita).
Configurar todos los faxes entrantes como Fax Seguro
Un DID puede ser asignado también para recibir faxes vía Fax Seguro. Puede haber varias razones para utilizar Fax Seguro como método de recepción en lugar de la entrega por correo electrónico. Por ejemplo, uno puede no querer que el administrador del correo electrónico o el ISP, Internet Service Provider, accedan al contenido o intercepten los mensajes de fax.
Al entregar los faxes entrantes a través de Fax Seguro, el correo electrónico de un fax entrante sólo contiene un enlace y no el archivo adjunto en sí. Para acceder al documento, el usuario tiene que estar conectado a la página web de eComFax® y una vez conectado, puede ver el contenido utilizando una conexión HTTPs segura.
Puede configurar esta función ajustando la información de su número de fax, puede averiguar cómo hacerlo aquí.
Notificaciones de Fax Seguro
Fax Seguro tiene un conjunto de notificaciones para informar al remitente sobre la transmisión del fax.
Cuando un usuario se registra en eComFax®, indicará la dirección de correo electrónico a la que deben enviarse todos los mensajes y notificaciones. Además, eComFax® permite hasta tres correos electrónicos diferentes para la misma función.
Nota: si es un usuario Enterprise, el remitente del fax recibirá las notificaciones.
En cuanto se envía un Fax Seguro, se recibe una notificación de esta actividad. En caso de que el mensaje haya sido enviado por error, el acceso del destinatario al documento también puede ser desactivado.
En caso de que el destinatario no haya abierto el documento en el plazo preestablecido, el remitente recibirá un mensaje de notificación sobre la fecha de caducidad y la opción de ampliar la fecha de caducidad volviendo a enviar el mensaje con el enlace al destinatario.
Por el contrario, si el destinatario accede al documento, el remitente recibirá un mensaje de notificación con la fecha y hora en que se accedió al documento. Este correo electrónico puede conservarse como prueba de que el documento fue visto por el destinatario con un total fiabilidad.
